STAP 1 Ik observeer een reële vergadering van uw team. Voor de analyse en nabespreking ervan is het aanbevolen deze vergadering te laten filmen. Uiteraard worden de inhoud en de beelden strikt confidentieel behandeld en nergens buiten het team getoond of gebruikt.
STAP 2 Op het einde van de vergadering vullen alle deelnemers een enquête in over hun ervaringen en verwachtingen tijdens de teammeetings. Er dienen zowel ervaren scores als gewenste scores ingevuld te worden.
STAP 3 Op de volgende teammeeting presenteer ik de resultaten van de enquêtes, mijn observaties en aanbevelingen. Op basis hiervan beslist uw team over concrete acties om de volgende meeting efficiënter te maken.
Mogelijke topics voor stap 3:
Hoe was de agenda opgemaakt? Was er een timing voorzien voor elk agendapunt?
Had elk agendapunt een duidelijk doel?
Hoe bewaakte men de betrokkenheid van elke deelnemer bij elk onderwerp?
Hoe verliepen de presentaties en hun nabesprekingen?
Liep de meeting uit? Wat waren de tijdsvreters?
Hoe werden er beslissingen genomen? Werden ze vertaald naar opvolgbare acties?
Waarom was een tijdsvretend varia-punt geen apart agendapunt?
Enzovoort…
Uw voordeel:
Concrete doorlichting van uw vergaderingen
Directe actiepunten voor uw volgende vergaderingen
Geen aparte opleiding over vergadertechnieken nodig
Denk eraan wanneer je mensen uitnodigt: 'Not everyone has to be in the kitchen to enjoy dinner"
